De Sāo Paulo, SP.
Sem problemas! Vou te dar algumas dicas.
Seja essa sua primeira experiência como conselheiro deliberativo de um fundo de pensāo, seja você um conselheiro experiente, assumindo a cadeira em um novo board, sua primeira reunião de conselho é uma oportunidade importante para estabelecer credibilidade e construir relacionamento com os demais conselheiros.
Como deve ser minha primeira reunião em um conselho? Devo dizer algo na minha primeira reunião? Estou preparado? E se eu tiver algumas preocupações? Como faço para discordar ou levantar questões quando sou novo no colegiado?
Existem desafios em comum, tanto para novos como para antigos conselheiros que se sentam em torno da mesa de um novo board. Ficar apagado ou aparecer demais, pode criar desafios na dinâmica da sua primeira reunião.
Quem não quer causar uma boa primeira impressão? Aqui vai uma lista de coisas que você deve e não deve fazer, independente de onde você se encontre em sua jornada de governança nem conselhos.
1. Preparação para reunião
Pesquise sobre o fundo de pensão
- Devore todo e qualquer material disponibilizado como parte de seu processo de recrutamento. Considere fazer as perguntas que lhe vierem à mente.
- Solicite e leia o planejamento estratégico vigente. Faça um cruzamento das prioridades listadas no planejamento com as agendas e atas das reuniões. recentes, para ter ideia de onde o conselho está investindo o tempo dele.
- Reveja o relatório anual mais recente para entender os desafios atuais.
- Se algum membro atual do conselho quiser se conectar com você, aproveite a oportunidade para perguntar qualquer coisa que queira.
- Descubra como acessar as ferramentas de tecnologia usadas pelo conselho. Por exemplo: como entrar no portal de governança, se você deve levar seu laptop ou tablet pessoal para a reunião – o secretario do conselho ou a pessoa da administração que dá apoio, são uma boa fonte para esse tipo de informação.
Nāo chegue na reunião despreparado
- Evite aparecer na reunião sem ter se inteirado sobre a agenda da reunião nem lido o material preparatório distribuído antecipadamente.
- Significa falta de comprometimento logo na partida.
- Isso diz tudo.
2. Conduta Profissional
Tenha comportamento profissional
- Chegue cedo, quinze a vinte minutos antes da reunião te darão tempo para se acomodar, revisar anotações, obter a senha de Wi-Fi, acessar o portal de governança, assegurar que nāo haja problemas técnicos e se engajar em conversas amenas com outros conselheiros.
- Vista-se apropriadamente, se tiver dúvida sobre o dressing code (código de vestimenta), opte por traje social.
Nāo pareça antiprofissional
- Nāo se atrase, isso interrompe a reunião e passa a impressão de que você não valoriza o tempo das outras pessoas.
- Evite parecer informal demais. Usar jeans e camiseta não é uma boa ideia, a menos que você tenha certeza de que o conselho é menos rígido com as aparências.
3. Comunicação Eficaz
Se engaje nas discussões do conselho
- Ouça ativamente. Balance a cabeça para demonstrar que está participando, mantenha contato visual, faça anotações durante as discussões.
- Faça perguntas ponderadas. Perguntar demonstra que você entende o assunto, especialmente na sua área de expertise: “Você pode elaborar no impacto desse projeto sobre nossas estratégias de longo prazo”?
Nāo desperdice o tempo do conselho
- Nāo interrompa nem monopolize as discussões. Espere as pessoas terminarem de falar antes de contribuir com sua opinião.
- Nāo faça perguntas redundantes nem irrelevantes. Evite fazer perguntas que tenham sido endereçadas no material distribuído antecipadamente ou que não sejam tópico da reunião. Se precisar esclarecer algum assunto que tomará tempo da reunião, fale com o presidente do conselho antes da reunião.
4. Construindo Relacionamentos
Procure conhecer seus colegas conselheiros
- Apresente-se. Compartilhe brevemente sua experiencia e o que espera poder acrescentar ao colegiado.
- Faça networking. Aproveite os intervalos para papear com os conselheiros e aprender sobre as experiencias deles e suas perspectivas.
Nāo ignore a dinâmica interpessoal
- Nāo faça promoção pessoal excessiva. Foque em como você pode contribuir para o conselho ao invés de listar todas as suas conquistas anteriores.
- Nāo se isole. Evite ficar grudado na cadeira ou apenas conversar com as pessoas que você já conhece.
5. Após a Reunião
Faça follow-up
- Diga obrigado. Envie um e-mail de agradecimento para o presidente do conselho expressando seu apreço pela acolhida e seu animo em contribuir com o colegiado.
- Reflita. Dedique um tempo para pensar no que você foi em e o que você pode melhorar nas próximas reuniões
Nāo esqueça dos compromissos que assumir
- Nāo deixe de fazer follow-up. Se você se comprometeu com alguma tarefa durante a reunião, assegure-se de realizá-la. Isso constrói confiança.
- Nāo ignore os feedbacks. Se outros conselheiros te derem algum feedback, aceite construtivamente e use-o para melhorar sua participação no conselho.
Com esses “faça” e “nāo-faça”, você estará a caminho de causar sua primeira boa impressão na sua reunião inaugural em um conselho.
Em geral, os conselheiros que já estão na cadeira há mais tempo desempenham um papel importante em ajudar os novos conselheiros a se sentirem bem-vindos e confortáveis em um conselho.
Seu apoio, se desejado, os ajuda a causar uma boa impressão. Assegure-se de que o conselheiro novato quer esse apoio. Isso vale especialmente para pessoas de sexo oposto. Você também pode ajudar conectando o novo membro do conselho com outro membro do colegiado que eles queiram conhecer melhor.
Seja como for, você ajudará o novo conselheiro a crescer em seu papel. Procuro fazer isso sempre que posso. Em resumo:
- Você só tem uma primeira oportunidade para causar boa impressão em um novo conselho. Sua primeira reunião define o tom do resto de seu mandato, então, faça isso bem.
- Estar preparado, ser profissional e se engajar são aspectos chave para causar uma impressão positiva em sua primeira reunião.
- Seja você um conselheiro ainda aprendendo sobre a nova função ou um veterano nomeado por sua larga experiencia e sabedoria, evite contar com a boa vontade dos demais por estar despreparado para a reunião e evite dominar as discussões. Não há maneira melhor para se tirar o brilho de uma boa reputação.
Seja um bom ouvinte para identificar o encaminhamento que seus colegas no conselho estao dando para a reunião. Você terá sua chance de fazer uma ou duas inspiradoras na sua primeira reunião.
Grande abraço,
Eder.
Opiniōes: Todas minhas | Fonte: “Ace Your First Meeting”, escrito por Scott Baldwin
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