terça-feira, 11 de dezembro de 2012

Conselho para novos Conselheiros de Fundos de Pensão: Iniciem com velocidade máxima

De São Paulo, SP

O Conselho Deliberativo de um Fundo de Pensão pode ter a velocidade de um foguete ou a de uma carroça cheia de pedras.

Mas afinal, o que o novo membro do Conselho Deliberativo de um Fundo de Pensão precisa para ser engajado, ativo e dinâmico?

Os princípios são os mesmos, independentemente de ser a primeira ou a décima vez que alguém participa de uma reunião dessas e a importância do cargo não diminui em função da quantidade de conselhos do qual a pessoa participa.

Cada Conselho Deliberativo tem sua própria personalidade, sua cadência própria e seus próprios meios de atingir os objetivos.

Não há como saber com certeza qual é a dinâmica, até que você esteja ao redor da mesa de reuniões. Mas cada Conselho merece o melhor de cada um de seus membros – sejam eles novos ou antigos.

Quanto mais cedo os novos conselheiros estiverem confortáveis e familiarizados com a forma que opera o Fundo de Pensão e com os desafios enfrentados, mais rápido será capaz de dar uma contribuição significativa para a organização e ajuda-la a lidar com os desafios atuais e futuros.

Igualmente importante, os novos conselheiros precisam estar confortáveis e familiarizados com a dinâmica do próprio conselho. Um Conselho Deliberativo é, no final das contas, um grupo de pessoas que precisa trabalhar em conjunto para atingir um objetivo comum.

Quanto mais confortável cada um estiver, mais eficaz será o grupo. Vale a pena, portanto, investir algum tempo e esforço para assegurar que os novos conselheiros iniciem com velocidade máxima à frente. Aqui vão algumas dicas:

Confie na sua primeira impressão

Quando um novo membro participa pela primeira vez da reunião de um Conselho Deliberativo, deve ficar extremamente “antenado”.

Deve anotar tudo e frequentemente revisitar essas primeiras impressões e observações para evitar que se torne complacente e perca a independência. Essas observações não ficarão escritas em pedra, mas sempre vale a pena prestar a atenção aos seus primeiros instintos, a sua primeira impressão.

Entre no ritmo

Muitos conselhos, principalmente os mais organizados, providenciam um “pacote de boas vindas” para os novos membros, incluindo atas de reuniões passadas, cópia do planejamento estratégico, do organograma da entidade e quando existem, das reuniões do comitê do qual o conselheiro fará parte.

Exista ou não um pacote de boas vindas, o novo conselheiro deve requisitar essas informações. Ler atas de reuniões anteriores, frequentemente faz com que surjam dúvidas sobre determinados assuntos ou do contexto em que foram discutidos e solucionados.

Isso ajuda os conselheiros a preencherem lacunas vitais que possam ter escapado e é isso que se espera deles.

Fale com os outros membros do Conselho

Conversar ou, melhor ainda, se reunir com o presidente do Conselho e com os líderes dos comitês considerados mais relevantes (Comitê de Remuneração, Comitê de Auditoria, Comitê de Governança etc.), será valioso para que o novo conselheiro se adiante às discussões da primeira reunião da qual participará.

Isso ajuda os novos membros a diminuir a distância entre seu nível de conhecimento das discussões e o domínio dos fatos pelos conselheiros mais antigos, contribuindo para uma participação mais completa e ativa desde o início.

Nem todos os conselhos conseguem induzir os novos membros, já no começo, a uma forte participação de modo que a aspiração de um jovem conselheiro a um papel mais ativo, precisa ser manifestada desde cedo.

É muito útil uma aproximação com os demais conselheiros existentes, bem como com os diretores executivos, para conhecê-los além de seus currículos e como eles são fora da sala de reuniões do Conselho.

Tentar entender de onde eles vêm, qual é e que origem tem sua paixão pelo Fundo de Pensão, porque e como fizeram parte da organização. Essa abordagem, quando encontra reciprocidade dos demais conselheiros, é crítica para construir a coesão do Conselho.

Os Conselhos funcionam melhor quando as pessoas ao redor da mesa conhecem e confiam umas nas outras e sentem estar se movendo na mesma direção.

Por outro lado, isso pode fazer toda diferença para evitar confusão e mal entendidos no calor das discussões do Conselho.

Saiba o que você sabe e o que você não sabe

O Conselheiro de um Fundo de Pensão funciona como um guarda-costas da organização que serve.

Os novatos no Conselho precisam ouvir, sintetizar a informação e pesar cuidadosamente os prós e contras de cada item específico, se quiserem que suas decisões sobre uma gama de assuntos fora de sua área de conhecimento e experiência setorial agreguem uma contribuição positiva para o Fundo de Pensão e seus diversos atores aos quais está servindo.

A agenda do “board” de um Fundo de Pensão compreende uma extensa lista de tópicos: infraestrutura, tecnologia, planejamento de recursos humanos, cálculos atuariais, investimentos, resiliência e emergências.

Nos melhores Conselhos há um equilíbrio entre questões tratadas com “pé no chão” e como devaneios, de modo que os Conselheiros precisam ser ágeis e estar preparados o bastante para decidir sobre todas as questões.

Sugestões para novos conselheiros de Fundos de Pensão

  • Assegure-se de que você mantém o pulso do que está acontecendo, busque informações de fontes de fora da organização a qual está servindo. Use as mídias tradicionais, seu network profissional, mídias sociais etc. Essas fontes de informação nem sempre fornecerão respostas para os problemas que você vai enfrentar, mas podem ajudar a reduzir de forma crítica a quantidade de problemas que você desconhece.
  • Peça para ser incluído no “mailing list” dos eventos e do newsletter do Fundo de Pensão. Você não precisa ir a todos os eventos, mas precisa saber o que está acontecendo e isso ajudará você a ficar por dentro do que está acontecendo.
  • Para evitar surpresas desagradáveis para todos, tenha certeza de que declarar imediatamente os potenciais conflitos de interesse, no momento que surgirem.
  • Obtenha o calendário das reuniões – Reuniões de Conselho são geralmente agendadas com antecedência de no mínimo 1 ano. Então, cerifique-se de que tem conhecimento e marque em sua agenda todas as datas e horários. Ser Conselheiro é mais do que apenas participar de reuniões, mas é ali que tudo começa.
  • Lembre-se de como é ser novo e quando um novo membro se juntar ao conselho, ajude-o a se integrar e ficar por dentro dos assuntos.
  • Nunca esqueça porque você esta lá. Não tem nada a ver com você, ou com as pessoas ao redor da mesa, mas sim com o Fundo de Pensão ao qual você serve, através da participação no Conselho. Faça perguntas, ofereça apoio, contribua com soluções. Em outas palavras, se entregue de corpo e alma. Mas, se após algumas reuniões você descobrir que aquilo não é para você, tenha coragem de saltar fora e pedir para sair do Conselho.

Abraço forte
Eder.


Fonte: Adaptado do artigo “New Board Members: Hit the Ground Running”, escrito por Lucy P. Marcus. Crédito de Imagem: Christopher Michel

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